CEISA 4.0 (Customs Excise Information System and Automation 4.0) adalah sistem yang dipakai Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) untuk menerima dan memproses dokumen kepabeanan dan cukai. Bagi staf exim di Kawasan Berikat, CEISA 4.0 adalah tempat BC 2.3, BC 4.0, BC 2.5, dan dokumen lain diajukan, mendapat nomor pendaftaran, lalu menerima respons dari Bea Cukai.
Apa itu CEISA 4.0?
CEISA 4.0 menyatukan layanan kepabeanan dalam satu portal di portal.beacukai.go.id. Sebelumnya pengguna bekerja dengan beberapa aplikasi terpisah, misalnya aplikasi CEISA TPB berbasis desktop untuk dokumen Tempat Penimbunan Berikat, serta modul tersendiri untuk PIB, PEB, dan dokumen PLB seperti BC 2.8 dan BC 3.3. Sekarang semuanya diakses dengan satu akun CEISA 4.0.
Siapa yang memakai CEISA 4.0?
Hampir semua pihak yang berurusan dengan dokumen pabean:
- Importir dan eksportir umum, untuk PIB (BC 2.0) dan PEB (BC 3.0).
- Pengusaha Kawasan Berikat dan Gudang Berikat, untuk dokumen TPB seperti BC 2.3, BC 2.5, BC 2.6.1, BC 2.7, BC 4.0, dan BC 4.1.
- Penyelenggara dan pengusaha PLB, untuk dokumen seperti BC 1.6, BC 2.8, dan BC 3.3.
- Perusahaan KITE, FTZ, dan KEK, sesuai layanan fasilitasnya.
- PPJK, yang mengajukan dokumen atas kuasa pemilik barang.
Bagi pemilik fasilitas TPB, CEISA 4.0 bukan hanya tempat mengajukan dokumen. Nomor pendaftaran dari CEISA menjadi referensi yang harus tercatat di IT Inventory untuk setiap mutasi barang.
Penggunaan CEISA 4.0 wajib. DJBC menerapkan CEISA 4.0 secara penuh (mandatory) bertahap, per kantor dan per layanan, lewat serangkaian keputusan Dirjen Bea dan Cukai. Tiap tahap hanya berlaku untuk kantor dan layanan yang tercantum di lampirannya. Contohnya, tahap keduapuluh (KEP-73/BC/2025) hanya mencakup layanan manifes di tiga kantor di Kepulauan Riau, sedangkan tahap keduapuluhdua (KEP-231/BC/2025, berlaku 8 Desember 2025) antara lain mencakup perbendaharaan, cukai, BC 2.4 KITE, dan perizinan transaksional TPB di kantor tertentu. Jadi cek lampiran keputusan terbaru untuk kantor yang mengawasi Anda. Daftar kode dokumen yang diajukan lewat CEISA dan fungsinya ada di panduan jenis dokumen BC.
Apa yang berubah dibanding sistem sebelumnya
Dari sisi pengguna, ada beberapa perubahan yang paling terasa:
- Satu akun untuk semua layanan. Akun dibuat di portal.beacukai.go.id, dan perusahaan harus sudah memiliki NIB dari OSS.
- Login dengan OTP. Selain username dan password, masuk ke portal memerlukan kode OTP dari aplikasi authenticator. Cara menyiapkannya ada di panduan DocFast Toolkit.
- Dokumen bisa dikirim langsung dari sistem perusahaan lewat Open API, tanpa harus diketik di portal. Penjelasannya ada di bagian berikut.
- Data historis di portal hanya tampil sekitar dua tahun ke belakang, padahal pembukuan dan dokumen kepabeanan wajib disimpan 10 tahun. Implikasinya dibahas di artikel periode penyimpanan data CEISA 4.0.
Untuk layanan TPB, ada juga fitur Perizinan Transaksional CEISA 4.0 untuk izin per transaksi, misalnya pengeluaran sementara dengan BC 2.6.1.
Alur dokumen di CEISA 4.0: dari pengajuan sampai respons
Apa pun dokumennya, alurnya kurang lebih sama:
- Draf disusun dari invoice, packing list, dan data transaksi, di portal, di template Excel, atau di sistem perusahaan.
- Dokumen dikirim dan divalidasi. CEISA memeriksa format dan data referensi seperti kode kantor, satuan, dan negara. Dokumen yang tidak lolos langsung ditolak dan harus diperbaiki.
- Nomor dan tanggal pendaftaran terbit. Sejak titik ini dokumen tercatat resmi, dan nomor inilah yang dirujuk dokumen lain dan IT Inventory.
- Respons lanjutan muncul sesuai jenis dokumen: permintaan data (NPD), billing pungutan, penetapan jalur, atau persetujuan pengeluaran dan penyelesaian.
Respons yang paling sering ditanyakan staf exim di Kawasan Berikat:
| Respons | Artinya | Yang perlu dilakukan |
|---|---|---|
| Penolakan validasi | Data tidak lolos pemeriksaan sistem | Perbaiki data, biasanya data referensi atau format, lalu kirim ulang |
| Nomor pendaftaran | Dokumen sudah terdaftar | Catat nomor dan tanggalnya; jangan dulu menggerakkan stok untuk pemasukan |
| NPD | Bea Cukai meminta data tambahan | Kirim data yang diminta; dokumen tertahan sampai dipenuhi |
| Billing | Ada pungutan yang harus dibayar | Bayar sesuai kode billing sebelum barang bisa diproses |
| SPPB TPB | Barang boleh dikeluarkan dari pelabuhan ke TPB (BC 2.3) | Atur pengangkutan; barang belum tentu sudah tiba |
| SPJM TPB | BC 2.3 terkena jalur merah | Siapkan pemeriksaan fisik di TPB dan dokumen pelengkap |
| SPPD TPB | Pemasukan dan pembongkaran dinyatakan sesuai | Dokumen selesai; catat pemasukan di IT Inventory |
Untuk dokumen TPB, sistem hanya menetapkan jalur merah atau hijau saat pemasukan. Urutan lengkap respons BC 2.3, termasuk apa yang terjadi bila hasil pembongkaran tidak sesuai, dibahas di panduan BC 2.3.
Satu hal yang sering terlewat: respons datang di waktu yang berbeda-beda, kadang di luar jam kerja. Jika tidak ada yang memantau, NPD atau billing bisa tertunda berhari-hari tanpa ada yang sadar.
Tiga cara mengirim dokumen ke CEISA 4.0
CEISA 4.0 menerima dokumen melalui tiga jalur: portal web, unggah Excel, dan Open API yang dikenal sebagai host-to-host (H2H). Menurut DJBC, tidak ada persyaratan khusus untuk memakai Open API: setiap pengguna yang sudah memiliki akun CEISA 4.0 di portal.beacukai.go.id dapat langsung mengirim dokumen dan menarik respons dari sistemnya sendiri.
Pilihannya biasanya mengikuti volume. Portal cukup untuk perusahaan yang mengajukan sedikit dokumen dengan item sedikit. Begitu satu BC 2.3 berisi puluhan atau ratusan pos barang, mengetik di portal mulai memakan waktu dan rawan salah ketik, sehingga unggah Excel atau host-to-host menjadi lebih masuk akal.
| Portal web | Unggah Excel | Host-to-host (Open API) | |
|---|---|---|---|
| Cara input | Diketik per dokumen di portal.beacukai.go.id | Data diisi di template, lalu diunggah | Dikirim langsung dari ERP atau IT Inventory |
| Cocok untuk | Dokumen sedikit, item sedikit | Dokumen dengan banyak pos barang | Volume rutin dan data yang sudah ada di sistem |
| Respons | Dicek manual di portal | Dicek manual di portal | Ditarik otomatis ke sistem perusahaan |
| Risiko utama | Salah ketik, ketik ulang di ERP | Template tidak cocok dengan data internal | Data master yang tidak rapi ikut terkirim |
Pada dua jalur pertama, data tetap diketik atau disalin dari dokumen sumber. Sebagian perusahaan memakai AI untuk membaca invoice dan packing list PDF lalu menyiapkan draf; manfaat dan batasannya dibahas di artikel penggunaan AI dalam pembuatan dokumen BC.
Cara kerja, syarat, daftar API dokumen TPB, dan langkah-langkahnya dibahas lengkap di panduan integrasi CEISA 4.0 host-to-host.
Masalah umum saat memakai CEISA 4.0
Keluhan yang paling sering kami dengar dari tim exim:
- Dokumen ditolak karena data referensi. Kode kantor, satuan, atau negara di data perusahaan tidak sama dengan referensi CEISA.
- Login OTP menghambat kerja bersama. Kode OTP ada di satu ponsel, sementara beberapa orang perlu masuk ke akun yang sama.
- Riwayat dokumen lama tidak lagi terlihat. Data di portal terbatas, jadi dokumen tahun-tahun sebelumnya harus dicari di arsip sendiri.
- Format dan aturan validasi berubah. Template Excel atau sistem buatan sendiri yang tidak diperbarui mulai menghasilkan penolakan.
- Respons terlewat. NPD atau billing tidak terpantau sehingga barang tertahan lebih lama.
Hampir semua masalah ini bisa dicegah dengan data master yang rapi dan seseorang yang bertanggung jawab memantau respons, apa pun jalur pengirimannya.
Yang perlu disiapkan perusahaan
Masalah yang paling sering kami temui di lapangan bukan di CEISA-nya, tetapi di data perusahaan sendiri. Polanya kira-kira begini: staf exim mengetik BC 2.3 di portal dari invoice dan packing list, lalu bagian gudang mengetik ulang penerimaan barang yang sama di ERP atau sistem gudang. Kalau satu angka berbeda, misalnya jumlah atau satuan, stok di IT Inventory tidak lagi cocok dengan dokumen pabean, dan selisih itu baru ketahuan saat stock opname atau audit.
Beberapa hal yang membantu:
- Tentukan satu sumber data. Idealnya data barang, pemasok, dan transaksi diambil dari ERP, lalu dipakai untuk menyusun dokumen BC dan mencatat IT Inventory, bukan diketik ulang di tiap sistem.
- Rapikan data master. Uraian barang, HS code, dan satuan yang konsisten mengurangi dokumen yang ditolak dan memudahkan penelusuran ke dokumen asal.
- Pantau status dokumen. Pastikan ada yang mengecek respons CEISA (nomor pendaftaran, penolakan, permintaan dokumen) setiap hari, terutama jika dokumen dikirim host-to-host.
- Simpan arsip sendiri. Karena data historis di CEISA terbatas, simpan dokumen dan respons di sistem internal untuk keperluan audit.
- Ikuti perubahan peraturan. Tata laksana TPB diatur dalam PER-7/BC/2021 beserta perubahannya, dan fitur CEISA juga terus bertambah. Periksa versi terbaru sebelum mengubah prosedur internal.
Menghubungkan CEISA 4.0 dengan IT Inventory
DocFast adalah aplikasi IT Inventory dari Kausa yang dipadukan dengan fungsi penyusunan dokumen kepabeanan dan terhubung host-to-host dengan CEISA 4.0. Draf dokumen BC disusun dari data ERP Anda (Oracle, Infor, Accpac, AS/400, dan lainnya); tim Anda memeriksa dan menyetujui, lalu DocFast mengirimkannya ke CEISA 4.0 dan mencatat nomor pendaftarannya. Kartu stok bergerak begitu dokumen diterima, sehingga stok dan dokumen tetap cocok saat audit.
