Semua dokumen pabean kini diajukan lewat CEISA 4.0. Yang masih berbeda antar perusahaan adalah cara data sampai ke sana: diketik ulang di portal, diunggah lewat Excel, atau dikirim langsung dari sistem perusahaan melalui integrasi host-to-host.
Bagian dari seri IT Inventory. Baca panduan lengkap IT Inventory Bea Cukai untuk Kawasan Berikat, atau lihat DocFast — software IT Inventory yang terintegrasi host-to-host dengan CEISA 4.0.
Apa itu integrasi CEISA 4.0?
Integrasi CEISA 4.0 adalah penghubungan sistem internal perusahaan dengan CEISA 4.0 milik Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) melalui Open API, sehingga dokumen pabean dikirim dan responsnya diterima langsung antar sistem. Karena dua server berkomunikasi tanpa perantara manusia, cara ini dikenal sebagai host-to-host atau H2H.
DJBC menerapkan Open API sejak CEISA 4.0 diluncurkan pada 2022. Menurut DJBC, CEISA 4.0 menerima data dari pengguna layanan melalui tiga jalur:
| Jalur | Cara kerja | Cocok untuk |
|---|---|---|
| Portal CEISA 4.0 | Data diketik per dokumen di web portal | Volume dokumen kecil, item sedikit |
| Unggah Excel | Data disusun di template Excel lalu diunggah | Volume menengah, masih banyak kerja manual |
| Open API (host-to-host) | Sistem perusahaan mengirim dokumen dan menarik respons secara otomatis | Kawasan Berikat, KITE, dan perusahaan dengan transaksi rutin |
Ketiganya sah. Bedanya ada pada seberapa banyak data diketik ulang, dan seberapa besar risiko selisih antara dokumen pabean dengan catatan stok perusahaan.
Dasar hukum: apa yang wajib dan apa yang dianjurkan
Tiga hal berikut sering tercampur, jadi perlu dipisahkan:
1. Penggunaan CEISA 4.0 itu wajib. DJBC menerapkan CEISA 4.0 secara penuh (mandatory) bertahap, per kantor dan per layanan, lewat serangkaian keputusan Dirjen Bea dan Cukai. Tiap tahap hanya berlaku untuk kantor dan layanan yang tercantum di lampirannya. Contohnya, tahap keduapuluh (KEP-73/BC/2025) hanya mencakup layanan manifes di tiga kantor di Kepulauan Riau, sedangkan tahap keduapuluhdua (KEP-231/BC/2025, berlaku 8 Desember 2025) antara lain mencakup perbendaharaan, cukai, BC 2.4 KITE, dan perizinan transaksional TPB di kantor tertentu. Jadi cek lampiran keputusan terbaru untuk kantor yang mengawasi Anda.
2. IT Inventory itu wajib bagi Kawasan Berikat. PMK 131/PMK.04/2018 sebagaimana diubah PMK 65/PMK.04/2021 dan PER-19/BC/2018 sebagaimana diubah PER-9/BC/2021 mewajibkan perusahaan penerima fasilitas Kawasan Berikat menyelenggarakan IT Inventory yang dapat diakses Bea Cukai secara online dan real-time.
3. Host-to-host adalah arah yang didorong, bukan jalur satu-satunya. Regulasi di atas tidak mewajibkan H2H secara eksplisit. Namun DJBC menjadikan IT Inventory yang terintegrasi host-to-host sebagai dasar e-monitoring dalam Grand Design Pelayanan dan Pengawasan TPB (lihat Perizinan Transaksional CEISA 4.0). Dalam praktik, H2H adalah cara paling andal agar dokumen yang diajukan dan saldo IT Inventory selalu cocok.
Cara kerja integrasi CEISA 4.0 host-to-host
Pada integrasi yang lengkap, tiga sistem saling bertukar data: ERP, IT Inventory, dan CEISA 4.0. Dari sisi pengguna, alurnya seperti ini:
- Data transaksi datang dari ERP. Invoice, penerimaan barang, dan pengeluaran barang tidak perlu diketik ulang.
- IT Inventory menyiapkan draf dokumen BC. Tim EXIM memeriksa dan menyetujuinya.
- Dokumen dikirim ke CEISA 4.0 dan responsnya kembali otomatis. Nomor pendaftaran, permintaan data (NPD), atau billing langsung tercatat di sistem.
- Stok bergerak dengan referensi dokumen yang terdaftar. Setiap mutasi barang bisa ditelusuri ke dokumen BC-nya.
Hasilnya, tim EXIM cukup memeriksa draf dan menekan kirim, dan data di IT Inventory berasal dari sumber yang sama dengan dokumen yang diajukan.
Syarat integrasi host-to-host CEISA 4.0
Kabar baiknya, hambatan administratifnya kecil. DJBC menyatakan bahwa tidak diperlukan persyaratan khusus untuk mendapatkan akses ke Open API CEISA 4.0. Setiap pengguna layanan yang sudah memiliki akun CEISA 4.0 dapat langsung memakai API untuk mengirim dokumen dan menerima respons.
Yang perlu disiapkan:
- NIB (Nomor Induk Berusaha) dari OSS
- Akun CEISA 4.0, didaftarkan di portal.beacukai.go.id. Login ke portal memakai OTP; DocFast Toolkit membantu mengisinya dari browser.
- Sistem yang terhubung ke API CEISA 4.0, baik dibangun sendiri maupun memakai IT Inventory yang sudah terintegrasi.
Jadi pekerjaan utamanya ada di kesiapan sistem dan data perusahaan.
Dokumen yang didukung API CEISA 4.0
DJBC telah mempublikasikan API untuk pengiriman dokumen impor, ekspor, TPB, PLB, PP FTZ, barang kiriman, dan manifes. Untuk perusahaan Tempat Penimbunan Berikat (Kawasan Berikat dan Gudang Berikat), yang paling relevan adalah:
| Dokumen | Kegunaan umum di TPB |
|---|---|
| BC 2.3 | Pemasukan barang impor ke TPB |
| BC 2.5 | Pengeluaran barang dari TPB ke tempat lain dalam daerah pabean (TLDDP) |
| BC 2.6.1 | Pengeluaran sementara dari TPB, misalnya untuk subkontrak |
| BC 2.6.2 | Pemasukan kembali barang dari pengeluaran sementara |
| BC 2.7 | Pengeluaran/pemasukan barang antar-TPB |
| BC 4.0 | Pemasukan barang dari TLDDP ke TPB |
| BC 4.1 | Pengeluaran kembali barang asal TLDDP |
Kapan tiap dokumen dipakai, dan kesalahan pemilihan dokumen yang sering terjadi, dibahas di daftar jenis dokumen BC Bea Cukai.
Selain itu tersedia API kirim dokumen BC 2.0 (impor), BC 3.0 (ekspor), dokumen PLB (BC 1.6, BC 2.8, BC 3.3, P3BET), PP FTZ, barang kiriman, BC 1.4, dan manifes NVOCC.
Menurut DJBC, sekitar 10% dari 5.000 pengguna jasa aktif telah memanfaatkan Open API ini, dengan rata-rata 200 ribu dokumen pabean terkirim setiap bulan.
Tahapan integrasi dan yang perlu disiapkan perusahaan
Koneksi ke API-nya sendiri bukan bagian yang paling lama. Sebagian besar waktu habis untuk memastikan data perusahaan siap dikirim. Secara garis besar, proyek integrasi berjalan dalam tiga tahap: pemetaan dokumen dan data, penyiapan sistem, lalu masa berjalan paralel dengan cara lama sebelum beralih penuh.
Dari sisi perusahaan, yang paling menentukan adalah:
- Kode barang yang konsisten antara ERP, catatan inventory lama, dan dokumen BC yang pernah diajukan.
- Saldo awal yang disepakati, biasanya dari audit atau stock opname terakhir.
- Data BOM dan konversi bahan baku, karena dokumen pengeluaran seperti BC 2.5 menuntut rincian bahan baku asal beserta dokumen impornya.
- Orang yang memeriksa dan menyetujui dokumen sebelum dikirim.
Kendala yang sering muncul
Dari proyek yang kami tangani, kendalanya hampir selalu sama:
- Dokumen ditolak saat validasi karena data referensi (kantor, satuan, negara) tidak cocok.
- Barang yang sama tercatat dengan kode berbeda di ERP dan IT Inventory, sehingga saldo tidak bisa direkonsiliasi.
- Rincian bahan baku asal untuk BC 2.5 sulit disusun bila BOM belum rapi.
- Respons seperti NPD atau billing terlewat karena tidak ada yang memantau.
- Sistem buatan sendiri tertinggal ketika DJBC mengubah format dokumen atau aturan validasi.
Sebagian besar kendala ini ada di data dan pemeliharaan, bukan di API-nya. Karena itu, sebelum memilih cara integrasi, pastikan siapa yang akan mengurus keduanya dalam jangka panjang.
Hasil di perusahaan yang sudah memakai Open API
DJBC merangkum pengalaman beberapa perusahaan yang sudah memakai Open API CEISA 4.0:
- LG Electronics Indonesia: pembuatan satu dokumen yang sebelumnya memakan 10–40 menit (tergantung jumlah barang) menjadi sekitar 1 menit, karena tim cukup memeriksa data sebelum mengirim. Tidak ada perbedaan data antara sistem internal dan CEISA, dan dokumen BC 2.7 pemasukan divalidasi otomatis dengan membandingkannya terhadap data PO.
- PT Yusen Logistics Indonesia: pembuatan PIB dengan lebih dari 100 item yang sebelumnya 2–3 hari dapat diselesaikan dalam hitungan menit.
- PT SMART Tbk: dokumen tidak harus dibuat lewat web CEISA 4.0, sehingga saat CEISA mengalami gangguan tim tetap dapat menyiapkan draf dan mengirimkannya. Kesalahan input berkurang karena hanya satu sistem yang dipakai, dan nomor AJU dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Untuk Kawasan Berikat, manfaat terbesarnya ada di sisi kepatuhan: setiap mutasi barang di IT Inventory terhubung ke dokumen BC yang benar-benar terdaftar, sehingga laporan pertanggungjawaban dan pemeriksaan tidak lagi bergantung pada rekonsiliasi manual.
Membangun sendiri atau memakai IT Inventory yang sudah terintegrasi?
Karena Open API CEISA 4.0 terbuka untuk semua pemilik akun, perusahaan dengan tim IT yang kuat dapat membangun integrasi sendiri. Pertimbangkan hal berikut sebelum memutuskan:
- Cakupan dokumen: berapa jenis dokumen yang harus didukung, dan seberapa sering formatnya berubah
- Logika kepabeanan: penguraian BOM ke bahan baku asal, konversi satuan, dan penelusuran dokumen impor jauh lebih banyak pekerjaannya daripada pemanggilan API
- Pemeliharaan jangka panjang: siapa yang memperbarui sistem ketika DJBC mengubah aturan
- Kebutuhan IT Inventory: integrasi CEISA 4.0 hanya separuh kebutuhan; laporan mutasi dan akses bagi Bea Cukai tetap harus dipenuhi
DocFast adalah aplikasi IT Inventory dari Kausa yang dipadukan dengan fungsi penyusunan dokumen kepabeanan dan terhubung host-to-host dengan CEISA 4.0. Dirancang untuk Kawasan Berikat, Gudang Berikat, Pusat Logistik Berikat, dan importir umum maupun produsen.
- Terintegrasi dengan ERP seperti Oracle, Infor, Accpac, dan AS/400, sehingga data transaksi ditarik langsung tanpa entri ulang
- Menyusun draf dokumen BC dari data ERP; tim Anda memeriksa dan menyetujui, lalu DocFast mengirimkannya ke CEISA 4.0 dan mencatat nomor pendaftarannya
- Kartu stok bergerak seketika begitu dokumen diterima, sehingga stok dan dokumen selalu cocok saat audit
Sumber: DJBC, “CEISA 4.0 Open API, Seamless Integration Seamless Submission”, Juni 2025; KEP-231/BC/2025.
