Periode Penyimpanan Data di CEISA 4.0: Hanya 1 Tahun ke Belakang

Salah satu perubahan signifikan dalam CEISA 4.0 yang perlu dipahami oleh para pelaku usaha adalah kebijakan periode penyimpanan data. Berbeda dengan sistem legacy sebelumnya, CEISA 4.0 hanya menyimpan data historis selama 1 tahun ke belakang. Kebijakan ini membawa implikasi penting bagi operasional dan compliance perusahaan, khususnya yang memiliki fasilitas kepabeanan.

Apa Artinya “Data 1 Tahun ke Belakang”?

Dalam konteks CEISA 4.0, periode penyimpanan 1 tahun berarti:

Data dokumen kepabeanan (BC 2.3, BC 2.5, BC 4.0, BC 4.1, dll.) hanya dapat diakses melalui portal CEISA untuk transaksi dalam 12 bulan terakhir
Data yang lebih lama dari 1 tahun tidak lagi tersedia untuk query atau pelaporan melalui sistem
IT Inventory dan rekonsiliasi stock hanya menampilkan mutasi dalam periode 1 tahun

Misalnya, jika hari ini adalah 20 Januari 2025, maka data yang dapat diakses di CEISA 4.0 adalah transaksi dari 20 Januari 2024 hingga 19 Januari 2025.

Mengapa Kebijakan Ini Penting?

1. Kebutuhan Data Historis untuk Audit

Bea dan Cukai memiliki kewenangan untuk melakukan audit hingga 10 tahun ke belakang sesuai regulasi perpajakan (walau pada umumnya ketika audit Bea dan Cukai periode data objek audit hanya selama 2 tahun). Namun, jika CEISA 4.0 hanya menyimpan 1 tahun data, perusahaan harus memiliki sistem backup sendiri untuk menyimpan data historis lebih lama.

Implikasi:

Saat audit, perusahaan harus bisa menunjukkan data dokumen kepabeanan 5-10 tahun ke belakang
Data dari CEISA 4.0 saja tidak cukup untuk memenuhi requirement audit
Perusahaan bertanggung jawab penuh atas penyimpanan dan ketersediaan data historis

2. Rekonsiliasi dan Pelaporan

Banyak perusahaan perlu melakukan rekonsiliasi data untuk berbagai keperluan:

Laporan tahunan dan analisis trend multi-tahun
Rekonsiliasi dengan sistem ERP/WMS internal
Compliance check untuk memastikan tidak ada discrepancy dalam pelaporan tahun-tahun sebelumnya
Response to query dari pihak eksternal (auditor, regulator, dll.)

Tanpa akses ke data historis di CEISA 4.0, semua aktivitas ini harus mengandalkan sistem internal perusahaan.

3. Penyelesaian Sengketa

Jika terjadi sengketa atau dispute terkait dokumen kepabeanan yang sudah lewat 1 tahun:

Data tidak lagi tersedia di CEISA 4.0
Perusahaan harus memiliki copy dokumen sendiri
Bukti yang sah harus berasal dari arsip internal perusahaan

Tantangan yang Dihadapi Perusahaan

Tantangan 1: Ketergantungan pada CEISA

Sebelum CEISA 4.0, banyak perusahaan yang bergantung sepenuhnya pada sistem CEISA untuk:

Mengakses data historis dokumen
Download ulang dokumen yang hilang
Verifikasi data lama

Dengan kebijakan 1 tahun, paradigma ini harus berubah. Perusahaan tidak bisa lagi mengandalkan CEISA sebagai satu-satunya sumber data historis.

Tantangan 2: Volume Data Besar

Perusahaan dengan volume transaksi tinggi menghadapi tantangan:

Ribuan dokumen per tahun yang harus disimpan
Ukuran file yang besar (PDF dokumen, attachment, bukti bayar)
Struktur data yang kompleks (master data, detail item, lampiran)

Menyimpan semua ini memerlukan infrastruktur storage yang memadai.

Tantangan 3: Sistem IT Inventory Internal

Untuk perusahaan dengan kewajiban IT Inventory, data stock ledger harus:

Tersimpan minimal 10 tahun untuk keperluan audit
Dapat direkonsiliasi dengan dokumen BC terkait
Accessible 24/7 seperti requirement IT Inventory

Solusi dan Best Practices

1. Implementasi Data Archiving System

Perusahaan harus memiliki sistem arsip data yang robust:

Komponen Utama:

Database Archiving - Simpan semua transaksi CEISA dalam database internal
Document Storage - Simpan PDF dokumen BC, response, dan attachment
Search & Retrieval - Sistem untuk mencari dan mengakses data lama dengan cepat
Backup & Recovery - Backup rutin dengan retention policy 10+ tahun

Teknologi yang Dapat Digunakan:

Cloud storage (Azure Blob, AWS S3, Google Cloud Storage)
On-premise database dengan backup ke cloud
Document management system (DMS)

2. Otomatisasi Download dan Penyimpanan

Jangan tunggu sampai data expire dari CEISA 4.0. Implementasikan otomatisasi:

Proses Otomatis:

Download harian semua dokumen yang baru selesai diproses
Simpan ke database dengan indexing yang proper
Archive PDF ke storage system
Verifikasi integritas data yang tersimpan

Tools yang Dapat Digunakan:

API integration dengan CEISA 4.0
Scheduled jobs untuk download otomatis
Data validation script

3. Integrasi dengan IT Inventory

Jika perusahaan memiliki kewajiban IT Inventory, pastikan sistem Anda:

Fitur Wajib:

Store historical data lebih dari 1 tahun
Link ke dokumen BC yang sudah diarsip
Generate reports untuk periode multi-tahun
Audit trail lengkap untuk semua transaksi

4. Dokumentasi dan SOP

Buat dokumentasi yang jelas:

Dokumentasi yang Diperlukan:

SOP download dan archiving data dari CEISA 4.0
Access procedure untuk data historis
Retention policy internal (minimal 10 tahun)
Disaster recovery plan untuk data archiving system

Rekomendasi Timeline Implementasi

Segera (Bulan 1-2)

Audit data historis yang sudah ada
Tentukan retention policy internal
Setup storage infrastructure (cloud/on-premise)

Jangka Pendek (Bulan 3-4)

Implementasi automated download system
Integrasi dengan IT Inventory (jika ada)
Testing backup and recovery procedure

Jangka Panjang (Bulan 5-6)

Monitoring dan optimization
Training tim untuk akses data historis
Regular audit compliance

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Q: Apakah DJBC akan menyediakan mekanisme untuk akses data lebih dari 1 tahun? A: Sampai saat ini, belum ada informasi resmi bahwa DJBC akan menyediakan akses data historis lebih dari 1 tahun melalui CEISA 4.0. Perusahaan harus proaktif menyimpan data sendiri.

Q: Bagaimana jika saya butuh data lama untuk audit tapi tidak punya backup? A: Ini bisa menjadi masalah serius. Dalam kasus audit, perusahaan bertanggung jawab menyediakan data yang diminta. Jika tidak ada, bisa dianggap sebagai ketidakpatuhan dan berpotensi mendapat sanksi. Oleh karena itu, sangat penting untuk mulai archiving sejak sekarang.

Q: Berapa lama seharusnya data disimpan? A: Mengikuti best practice perpajakan, minimal 10 tahun. Beberapa perusahaan menyimpan lebih lama untuk keperluan analisis bisnis.

Q: Apakah wajib menggunakan cloud storage? A: Tidak wajib. Anda bisa menggunakan on-premise storage, cloud, atau hybrid. Yang penting adalah ketersediaan, keamanan, dan kemudahan akses data saat diperlukan.

Q: Bagaimana dengan biaya penyimpanan data? A: Biaya cloud storage relatif terjangkau. Sebagai gambaran, menyimpan 1TB data di Azure Blob Storage sekitar $18-20 per bulan. On-premise mungkin lebih mahal di awal tapi lebih murah untuk jangka panjang.

Kesimpulan

Kebijakan periode penyimpanan data 1 tahun di CEISA 4.0 adalah realitas yang harus dihadapi oleh semua perusahaan yang berurusan dengan kepabeanan. Ini bukan hanya masalah teknis IT, tetapi juga masalah compliance dan risk management.

Key Takeaways:

✅ CEISA 4.0 hanya menyimpan data 1 tahun ke belakang
✅ Perusahaan harus memiliki sistem archiving sendiri
✅ Data harus disimpan minimal 10 tahun untuk keperluan audit
✅ Otomatisasi download dan penyimpanan sangat penting
✅ Implementasi harus segera dimulai, jangan tunggu data hilang

Perusahaan yang proaktif mengimplementasikan solusi data archiving akan terhindar dari risiko non-compliance dan siap menghadapi audit kapan saja.

Butuh Solusi Data Archiving untuk CEISA 4.0?

PT. Kausa Teknologi Indonesia memiliki expertise dalam mengembangkan solusi data archiving dan IT Inventory yang fully compliant dengan regulasi DJBC dan terintegrasi dengan CEISA 4.0.

Layanan Kami:

Data Archiving System - Automated download dan long-term storage untuk data CEISA 4.0
IT Inventory dengan Historical Data - Sistem IT Inventory yang menyimpan data 10+ tahun dengan akses cepat
CEISA 4.0 Integration - API integration untuk automated data synchronization
Cloud Infrastructure Setup - Design dan implementasi cloud storage yang secure dan cost-effective
Consultation & Training - Membantu perusahaan Anda comply dengan regulasi

Keunggulan Solusi Kami:

Real-time automated archiving dari CEISA 4.0
Powerful search dan reporting untuk data multi-tahun
Audit-ready dengan complete audit trail
24/7 monitoring dan support
Scalable infrastructure sesuai kebutuhan bisnis

Hubungi kami sekarang untuk konsultasi gratis dan demo sistem!

Konsultasi Gratis →