Coba buka portal CEISA 4.0 dan cari BC 2.3 yang Anda ajukan tiga tahun lalu. Dari pengalaman kami dan pengguna DocFast, dokumen itu tidak akan muncul. Portal CEISA 4.0 hanya menampilkan riwayat dokumen sekitar 2 tahun terakhir. Kami belum menemukan pengumuman atau ketentuan tertulis DJBC yang mengatur batas ini, jadi anggap saja ini perilaku sistem yang bisa berubah, bukan aturan resmi.
Masalahnya, kewajiban menyimpan dokumen kepabeanan jauh lebih panjang dari itu.
Bagian dari seri IT Inventory. Baca panduan lengkap IT Inventory Bea Cukai untuk Kawasan Berikat, atau lihat DocFast — software IT Inventory yang terintegrasi host-to-host dengan CEISA 4.0.
Yang tampil di CEISA 4.0
Contoh sederhana: jika hari ini 20 Januari 2025, dokumen yang masih bisa Anda cari dan unduh ulang di portal adalah yang diajukan sejak sekitar 20 Januari 2023. BC 2.3, BC 2.5, BC 4.0, BC 4.1, dan dokumen lain yang lebih tua dari itu tidak lagi muncul di daftar.
Untuk pekerjaan harian hal ini jarang terasa. Masalah baru muncul ketika ada yang menanyakan transaksi lama: auditor, kantor pajak, pembeli yang mengklaim selisih, atau tim internal yang sedang menelusuri saldo awal IT Inventory.
Kewajiban simpan 10 tahun
Perusahaan wajib menyimpan pembukuan dan dokumen kepabeanan selama 10 tahun sesuai Pasal 51 ayat (3) UU Kepabeanan (UU 10/1995 sebagaimana diubah UU 17/2006); bagi Kawasan Berikat kewajiban ini ditegaskan lagi di Pasal 15 PMK 131/PMK.04/2018. Pelanggarannya dikenai denda administrasi Rp25.000.000. Periode yang diperiksa dalam audit umum adalah 21 bulan, tetapi menurut PMK 114 Tahun 2024 dapat diperluas hingga 10 tahun.
Artinya ada selisih sekitar delapan tahun antara yang masih tampil di CEISA 4.0 dan yang wajib Anda simpan. Selisih itu sepenuhnya tanggung jawab perusahaan. Saat audit, “datanya sudah tidak ada di CEISA” tidak bisa dipakai sebagai alasan.
Kapan data lama dibutuhkan
Selain audit kepabeanan, beberapa situasi yang biasa kami temui:
- Rekonsiliasi dengan ERP atau WMS. Saldo yang tidak cocok sering berasal dari transaksi beberapa tahun lalu, misalnya BC 2.6.1 yang BC 2.6.2-nya tidak pernah tercatat.
- Penelusuran dokumen asal. Saat mengeluarkan barang dengan BC 2.5, Bea Masuk dihitung atas bahan impor di dalamnya. Jika bahan itu masuk dengan BC 2.3 tiga tahun lalu, nomor dan nilainya harus bisa Anda tunjukkan.
- Sengketa atau keberatan. Untuk dokumen yang sudah lewat dua tahun, bukti yang bisa Anda ajukan hanyalah salinan dari arsip sendiri.
- Pertanyaan pihak luar. Auditor keuangan, kantor pajak, atau pembeli yang meminta bukti asal barang.
Yang perlu disimpan
Untuk setiap dokumen BC, simpan minimal:
- Data dokumen: nomor dan tanggal pengajuan, nomor dan tanggal pendaftaran, header, detail barang, dan pungutan. Simpan dalam bentuk yang bisa dicari, bukan hanya PDF.
- Respons dari CEISA, misalnya SPPB, beserta tanggalnya.
- Lampiran: invoice, packing list, B/L atau AWB, kontrak, dan bukti bayar.
- Kartu stok IT Inventory yang merujuk nomor dokumen tersebut.
Perusahaan dengan ribuan dokumen per tahun perlu memikirkan kapasitas penyimpanan sejak awal, terutama untuk lampiran PDF.
Arsip seperti apa yang siap diaudit
Folder bersama berisi ribuan PDF lebih baik daripada tidak ada arsip, tetapi sulit dipakai saat auditor meminta “semua BC 2.5 untuk item X tahun 2021”. Arsip yang siap diaudit memenuhi empat hal:
- Lengkap sejak dokumen selesai diproses, bukan diunduh menjelang audit ketika data di portal sudah tidak ada.
- Bisa dicari per nomor dokumen, tanggal, kode barang, dan pemasok atau pembeli.
- Terhubung dengan IT Inventory, sehingga dari kartu stok bisa langsung dibuka dokumen BC asalnya, untuk periode berapa tahun pun.
- Aman dan punya cadangan di lokasi lain, dengan jejak siapa mengubah apa.
Kalau arsip lama sudah terlanjur tidak ada, mulailah sekarang dari dokumen yang masih tampil di portal, lalu kumpulkan sisanya dari email, folder tim exim, sistem PPJK, dan arsip keuangan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah DJBC akan membuka akses ke data lebih dari 2 tahun?
Sampai tulisan ini diperbarui, kami belum menemukan informasi resmi soal itu. Lebih aman menganggap arsip lama adalah tanggung jawab Anda sendiri.
Bagaimana jika auditor meminta data lama yang tidak saya punya?
Perusahaan wajib menyediakan dokumen yang diminta dalam audit. Dokumen yang tidak bisa ditunjukkan berisiko menjadi temuan, dan pelanggaran kewajiban simpan dikenai denda administrasi Rp25.000.000. Itu sebabnya pengarsipan sebaiknya dimulai sekarang, bukan saat surat audit datang.
Berapa lama data harus disimpan?
Minimal 10 tahun, sesuai Pasal 51 ayat (3) UU Kepabeanan. Beberapa perusahaan menyimpan lebih lama untuk analisis bisnis.
Apakah harus memakai cloud?
Tidak. Server sendiri, cloud, atau gabungan keduanya sama-sama boleh, selama data tersedia, aman, dan bisa dibuka saat diperlukan.
DocFast adalah aplikasi IT Inventory dari Kausa yang terhubung host-to-host dengan CEISA 4.0. Draf dokumen BC disusun dari data ERP Anda, tim Anda memeriksa dan menyetujui, lalu DocFast mengirimkannya ke CEISA 4.0 dan mencatat nomor pendaftarannya. Setiap dokumen, mulai dari BC 2.0, 2.3, 2.5 dan lainnya, diarsipkan di DocFast, sehingga riwayatnya tetap ada setelah hilang dari portal CEISA 4.0 dan kartu stok tetap bisa dirunut ke dokumen asalnya saat audit.
