IT Inventory adalah sistem pencatatan dan pelaporan pergerakan barang yang diwajibkan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) bagi perusahaan penerima fasilitas kepabeanan. Panduan ini merangkum apa itu IT Inventory, siapa yang wajib memilikinya, apa saja syaratnya, dan bagaimana memenuhinya tanpa mengganggu operasional.
Apa itu IT Inventory?
IT Inventory adalah aplikasi berbasis web yang mencatat setiap barang yang masuk, keluar, dan tersimpan di lokasi perusahaan penerima fasilitas, lalu menyajikannya kepada Bea Cukai. Berbeda dengan sistem gudang biasa, IT Inventory dirancang untuk pengawasan: petugas Bea Cukai harus dapat mengaksesnya kapan saja, 24 jam sehari, 7 hari seminggu.
Tiga fungsi intinya adalah pencatatan barang masuk (inbound) beserta dokumen pabeannya, pencatatan barang keluar (outbound) beserta tujuannya, dan kartu stok (stock ledger) yang menunjukkan saldo awal, mutasi, dan posisi stok secara real-time.
Siapa yang wajib memiliki IT Inventory?
Kewajiban IT Inventory melekat pada fasilitas kepabeanan yang diterima perusahaan, bukan pada ukuran perusahaannya. Dalam percakapan sehari-hari sering disebut “IT Inventory KB” karena Kawasan Berikat adalah pengguna terbesarnya, tetapi kewajibannya lebih luas. Yang wajib memilikinya antara lain:
- Kawasan Berikat (KB) — pabrik yang mengolah bahan baku impor dengan penangguhan bea masuk; pengguna terbesar IT Inventory.
- Gudang Berikat (GB) — penimbunan barang impor untuk didistribusikan kembali.
- Pusat Logistik Berikat (PLB) — penimbunan barang dari luar dan dalam daerah pabean.
- KITE — Kemudahan Impor Tujuan Ekspor, berupa pembebasan atau pengembalian bea masuk.
- Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) — pelaku usaha di dalam KEK yang memanfaatkan fasilitas kepabeanan.
Dasar hukum IT Inventory
Kewajiban IT Inventory pertama kali dituangkan DJBC melalui PER-09/BC/2014. Untuk Kawasan Berikat, ketentuannya kemudian dipertegas dalam PER-19/BC/2018, yang mengatur bahwa IT Inventory bukan sekadar perangkat lunak gudang, melainkan harus memenuhi kriteria pengawasan tertentu — termasuk akses bagi Bea Cukai dan keterhubungan dengan dokumen pabean.
Seiring beroperasinya CEISA 4.0, arah kebijakan DJBC adalah IT Inventory yang terintegrasi secara host-to-host: dokumen pabean yang diajukan dan data stok di perusahaan saling terhubung, sehingga pengawasan dapat dilakukan dari data, bukan dari pemeriksaan fisik semata.
Apa yang harus ada dalam IT Inventory Kawasan Berikat?
Agar diterima sebagai IT Inventory yang memenuhi ketentuan, sistem Anda setidaknya harus:
- Mencatat pemasukan per dokumen pabean. Setiap pemasukan tercatat dengan nomor dan tanggal dokumennya — BC 2.3 untuk impor, BC 2.7 untuk pemasukan dari TPB lain, BC 4.0 untuk pemasukan dari dalam negeri — lengkap dengan uraian, jumlah, satuan, dan nilai barang.
- Mencatat pengeluaran beserta tujuannya. BC 2.5, BC 3.0, BC 4.1, dan dokumen pengeluaran lain, dengan tujuan pengeluaran (ekspor, penjualan lokal, subkontrak) dan penerimanya.
- Menyajikan kartu stok real-time. Saldo awal, mutasi masuk-keluar, dan posisi stok per barang — termasuk bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi — yang bergerak seketika saat dokumen pabean diajukan.
- Dapat diakses Bea Cukai 24/7. Sistem harus selalu online dengan akses khusus bagi petugas, sehingga pemeriksaan dapat dilakukan kapan pun tanpa meminta data ke perusahaan.
- Terhubung dengan CEISA 4.0. Integrasi host-to-host memastikan dokumen yang diajukan ke CEISA dan data stok di IT Inventory berasal dari sumber yang sama, sehingga tidak ada selisih saat audit.
- Menyimpan jejak data untuk audit. Riwayat transaksi harus tersimpan dan dapat ditelusuri, karena CEISA 4.0 sendiri hanya menyimpan data satu tahun ke belakang.
Apakah ERP atau WMS bisa dipakai sebagai IT Inventory?
Umumnya tidak secara langsung. ERP dan WMS dirancang untuk kebutuhan operasional dan keuangan perusahaan, bukan untuk pengawasan kepabeanan. Mereka jarang mencatat stok per dokumen pabean, tidak menyediakan akses khusus bagi Bea Cukai, dan tidak terhubung ke CEISA 4.0.
Pendekatan yang lazim adalah IT Inventory yang berdiri sendiri namun terintegrasi dengan ERP: data transaksi ditarik dari ERP agar tidak ada entri ulang, lalu IT Inventory menyusun catatan kepabeanannya dan berkomunikasi dengan CEISA 4.0. Dengan begitu tim tetap bekerja di ERP, sementara kewajiban pelaporan terpenuhi otomatis.
DocFast: IT Inventory yang terintegrasi CEISA 4.0
DocFast adalah aplikasi IT Inventory dari Kausa yang dipadukan dengan fungsi penyusunan dokumen kepabeanan dan terhubung host-to-host dengan CEISA 4.0. Dirancang untuk Kawasan Berikat, Gudang Berikat, Pusat Logistik Berikat, dan importir umum maupun produsen.
- Terintegrasi dengan ERP seperti SAP, Oracle, Infor, Accpac, dan AS/400 — data transaksi ditarik langsung, tanpa entri ulang
- Menyusun draf dokumen BC dari data ERP; tim Anda memeriksa dan menyetujui, lalu DocFast mengirimkannya ke CEISA 4.0 dan mencatat nomor pendaftarannya
- Kartu stok bergerak seketika begitu dokumen diterima, sehingga stok dan dokumen selalu cocok saat audit
- Akses 24/7 bagi Bea Cukai, enkripsi AES-256, dan Single Sign-On berbasis Active Directory
